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采购与招标管理办法(修订)

发布时间: 2019-12-04 17:23:41
 

 

第一章  总则

第一条 为了规范学校采购及招标工作,提高采购质量和效率,维护学校利益,依据《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规,结合学校实际情况,对原《华南理工大学广州学院采购与招标管理办法》进行修订。

第二条 本办法所称采购,是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的有形及无形资产。

本办法所称工程,是指基建、园林、修缮、装饰等建设或维修。

本办法所称服务,是指租赁、咨询、设计等有偿劳务或资源使用。

第二章  工作原则

第三条 公开公平公正原则采购与招标工作应当遵循公开公平公正原则,公开包括采购与招标信息发布的公开、程序和标准的公开、结果的公开等;公平是指所有供应商都必须拥有平等的中标机会;公正是指按照统一的标准客观地衡量每个供应商。

第四条 诚实信用原则:诚实信用原则是采购过程每一个人都必须严格遵守的,包括采购不得发布虚假采购信息或随意中止采购程序,供应商递交的相关材料应真实有效,各方应严格遵守履行合同等。

第五条 集中采购原则:各部门应加强采购工作的计划性,定期集中、汇总采购计划,尽可能压缩采购批次,降低采购成本,保证各项采购工作按规定进行。任何部门和个人不得将依据本办法必须进行集中采购的项目化整为零。

第六条 保密原则:招标实施后,直到与中标单位签订合同为止,凡属于审查、澄清、评价和比选投标的有关资料和有关合同的条款信息都不应向投标单位或与该过程无关的其它人员泄露。

第七条 回避原则:学校采购与招标工作严格实行回避原则。在采购与招标工作中,采购人与其他任何方提供货物、工程和服务的法人、其他组织或者自然人有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以向采购人或者采购与招标管理中心提出回避申请,并说明理由。

第三章  组织机构及职责

第八条 采购与招标管理中心:负责学校采购与招标工作的组织和实施,主要职责有:

(一)贯彻国家采购与招标的法律法规和方针政策,拟订学校有关采购与招标的规章制度和实施办法并负责解释;

(二)接受采购申请,审核采购项目的相关资料,确定采购方式;

(三)组织招标文件、标底和合同文本的编制,发布招标信息;

(四)组织审查供应商资格,确定投标人名单,发售招标文件;

(五)组建评标委员会,组织开评标、定标工作;

(六)组织单一来源采购、竞争性谈判、询比价、续签合同、协议供应商遴选等;

(七)发出中标、成交通知书;

(八)组织合同的谈判、审查与会签;

(九)负责采购与招标有关文件资料的整理和归档;

(十)完成采购与招标领导小组交办的其他工作。

第九条 采购与招标领导小组:学校按采购项目成立采购与招标领导小组,负责研究决定项目采购与招标工作中的重大事项。该小组由分管采购与招标工作校领导、项目申请部门分管校领导以及审计处、财务处、采购与招标管理中心、申请部门负责人组成,由分管采购与招标工作校领导任组长。主要职责有:

(一)研究决定相关项目采购与招标工作中的重大事项;

(二)审定重大项目的采购方式;

(三)审定达到招标额度因特殊情况无法招标项目的采购方式。

第十条 采购与招标监督小组:学校设立采购与招标监督小组,根据有关法律、法规和学校规章制度对采购与招标工作进行监督。监督小组的主要职责有:

(一)组织制定采购与招标监督工作的规章制度;

(二)监督评标委员会成员的产生;

(三)对采购过程中因不规范行为所形成的结果提出处理意见;

(四)受理采购与招标工作中的有关投诉。

第十一条 采购申请部门:采购申请部门具体负责本部门采购与招标工作的技术性和事务性工作,部门负责人为该部门采购与招标工作责任人,主要职责有:

(一)负责相关采购与招标项目的立项审查和可行性论证,组织项目需求方案的调研与论证;

(二)负责拟定相关项目的需求方案书和技术释疑;

(三)参与招标项目评审方案的确定;

(四)参与相关项目合同的洽谈、审查与会签,并负责合同的履行;

(五)负责组织项目的验收及后续工作。

第十二条 评标专家委员会:学校根据采购与招标工作的需要组建项目评标专家委员会。评标专家委员会由学校相关业务部门代表和校内外有关专家组成,成员人数为五人以上单数。

第四章  采购方式

第十三条 自行采购:符合学校自行采购相关管理规定的项目,经采购与招标管理中心审批后由各部门自行组织实施,具体参照《华南理工大学广州学院自行采购管理规定(修订)》(华广采购〔20192号)执行。

第十四条 集中采购:除自行采购项目以外的其它项目均采用集中采购方式,集中采购项目由采购与招标管理中心负责实施。

(一)重大项目:货物类单台(件、套)、服务类单项金额在100万元以上或批量在200万元以上的采购项目,投资额在200万元以上的基建工程,100万元以上的装饰、维修工程为集中采购中的重大项目。重大项目采用招标方式采购,招标方式分为公开招标、邀请招标、定向议标,具体由采购与招标领导小组组长确定。因特殊原因无法实施招标的,采购方式由学校采购与招标领导小组研究确定。

1.公开招标是指由学校或学校委托采购业务代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式;

2.邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式;

3.定向议标是指邀请特定的供应商提交设计方案和初步报价,经过议标会议最终确定实施方案、供应商和成交价格的采购方式。

(二)一般项目:除重大项目以外的其它项目均为一般项目,一般项目采用竞争性谈判、单一来源采购、询比价、协议供应商、续签合同等采购方式。一般项目的采购方式由采购与招标管理中心确定。

1.竞争性谈判是指从符合资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

2.单一来源采购是指根据以下几点原则向供应商直接购买的采购方式:

1)只能从唯一供应商处采购的;

2)发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的;

3)为保证原有采购项目的一致性或者满足服务配套的要求,必须继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之二十五的;

4)预先已声明需对原有采购项目进行后续扩充的。

3.询比价是指选择不少于三家符合相应资格条件的供应商,并对其提供的报价、质量、服务等进行一次性比较,确定成交供应商的采购方式。

4.协议供应商是指在年度初通过遴选,确定不少于两家供应商提供全年货物(设备)、工程或服务的采购方式。

5.续签合同是指已通过招标、谈判方式签订采购合同,又需采购同类同标准项目,直接与原中标人续签合同的采购方式。

第五章  集中采购的申请和审批

第十五条 采购申请提交时间:采购申请部门需加强采购的计划性,提前向采购与招标管理中心提交完整的采购申请材料,各类采购项目的使用时间应在采购申请单审批流程完成一定时间之后,具体时间要求如下表:

序号

项目类型

提前时间

序号

项目类型

提前时间

1

重大或招标项目

6个月

5

服务类、软件类

2个月

2

经营类(非招标)

3个月

6

设备类(>十万元)

2个月

3

工程类

3个月

7

设备类(≤十万元)

1个月

4

印刷品(需设计)

3个月

8

印刷品(不需设计)

1个月

1:采购申请单提交时间表

第十六条 采购申请所需材料:集中采购项目由采购申请部门向采购与招标管理中心提交按照相应采购项目类型填写的采购申请单(详见附表一、附表二、附表三),申请材料应包括以下内容:

(一)相关业务部门同意采购的审批意见;

(二)财务部门对项目经费的审批意见;

(三)采购项目详细明确的要求或规范:

1.货物(设备)类需提交《技术需求说明书》,列明规格型号、所需功能、技术指标、配置标准、维保要求等;

2.服务类需提交《服务工作说明书》,列明服务工作的内容、服务标准、服务期限等;

3.工程类需提交《工程施工内容及要求说明书》,列明工程范围、施工内容、质量要求及预估工程量清单等。

4.印刷品需提交《印刷说明书》,列明材质要求、排版要求、装订要求等。

(四)采购教学科研实验用仪器设备需推荐不少于两家合格供应商;

(五)申请合同续签需附使用部门对上期合同履行情况的评价;

(六)软件类采购需附《专家论证报告》、《调研报告》、《技术需求说明书》等材料,具体依据《华南理工大学广州学院软件采购管理规定(试行)》(华广采购〔20191号)执行。

第十七条  采购申请审批流程:预算金额小于等于五千元的采购申请经申请部门负责人、采购与招标管理中心负责人审批通过后生效;预算金额大于五千元的采购申请经申请部门负责人、分管该项工作校领导、分管采购与招标工作校领导审批通过后生效。

                        第六章  采购程序

第十八条  公开招标、邀请招标程序:

(一)由采购申请部门向采购与招标管理中心递交采购申请,申请材料应完整,具体依据本办法第十六条;

(二)由采购与招标管理中心结合项目实际情况确定采购方式、评标原则,报采购与招标领导小组组长审批。如有需要负责组织采购申请部门和相关业务部门召开项目协调会;

(三)由采购与招标管理中心编制招标文件,并报采购与招标领导小组组长审批;

(四)由采购与招标管理中心在校园网及其它指定媒介发布采购信息,接受合格供应商投标报名,并发售招标文件及有关图纸、技术资料;

(五)如采购项目需要资格预审或实地考察,由采购与招标管理中心组织采购申请部门及相关业务部门共同审查供应商资格或实地考察。如需进行踏勘现场或项目需求答疑的,由采购与招标管理中心组织现场踏勘或召开答疑会;

(六)由采购与招标管理中心确定评标委员会成员,并报采购与招标领导小组组长审批;

(七)由采购与招标管理中心组织开评标,重大项目由采购与招标领导小组组长或其授权人主持开评标工作;

(八)由评标委员会根据招标文件评审并推荐中标人候选人,报采购与招标领导小组组长审批;

(九)评标结果产生后,由采购与招标管理中心发布公示;

(十)由采购与招标管理中心组织合同的洽谈、审查与会签;

(十一)由学校法定代表人或法定代表人的委托人负责签订合同。

第十九条  定向议标程序:

(一)由采购申请部门向采购与招标管理中心递交采购申请,申请材料应完整,具体依据本办法第十六条;

(二)由申请部门、采购与招标管理中心及相关业务部门推荐供应商,由采购与招标管理中心向推荐供应商发出用户需求书等项目资料,邀请推荐供应商提交项目设计方案和初步报价;

(三)如采购项目需要资格预审或实地考察,由采购与招标管理中心组织采购申请部门及相关业务部门共同审查供应商资格或实地考察。如需进行踏勘现场或项目需求答疑的,由采购与招标管理中心组织现场踏勘或召开答疑会;

(四)由采购与招标管理中心确定评标委员会成员,并报采购与招标领导小组组长审批;

(五)由采购与招标管理中心组织召开首次议标会议,重大项目由采购与招标领导小组组长或授权人主持。结合推荐供应商提交的项目设计方案,优化并形成最终用户需求书;

(六)由采购与招标管理中心向推荐供应商再次发出最终用户需求书,邀请推荐供应商提供项目优化设计方案并重新报价,如有需要则会同相关部门组织召开需求答疑会;

(七)由采购与招标管理中心组织召开第二次议标会议,确定谈判标准和中标候选人; 

(八)由采购与招标管理中心根据会议决议组织商务谈判,合同的洽商、审查与会签;

(九)由学校法定代表人或法定代表人的委托人负责签订合同。

第二十条  竞争性谈判程序:

(一)由采购申请部门向采购与招标管理中心递交采购申请,申请材料应完整,具体依据本办法第十六条;

(二)如有需要由采购与招标管理中心负责组织申请部门和相关业务部门召开项目协调会或进行实地考察;

(三)由采购与招标管理中心负责组织竞争性谈判,按照合理低价原则确定供应商;

(四)由采购与招标管理中心根据谈判结果组织合同的审查与会签;

(五)由学校法定代表人或法定代表人的委托人负责签订合同。

第二十一条  单一来源程序:

(一)凡符合本办法第十四条(二)第2点规定之情形的,由采购申请部门提交书面申请,经本部门负责人签字批准后,报学校采购与招标管理中心,由采购与招标管理中心组织合同的洽谈、审批和会签;

(二)凡不符合本办法第十四条(二)第2点规定之情形,而又因现实需要申请单一来源采购的,按下列程序办理:

1.重大项目由申请部门提交书面申请,报采购与招标领导小组研究决定,由采购与招标管理中心组织实施;

2.一般项目由申请部门提交书面申请,报分管采购与招标工作校领导审批,由采购与招标管理中心组织实施。

第二十二条  询比价程序:

(一)由采购申请部门向采购与招标管理中心递交采购申请,申请材料应完整,具体依据本办法第十六条;

(二)初次采购的设备(材料),采购人员应洽询不少于三家供应商;已有合作供应商的设备(材料)询价作业,采购人员可以电话或书面的方式与不少于两家惯常合作供应商洽询;

(三)采购人员根据供应商的报价及相关资料填写《采购询比价审核表》(详见附表四),比价以符合品质要求且为最低价为原则,并就供应商的交货期限、付款条件、信用状况、品质水准、维保方式、服务维修周期、换修零件取得难易及付费等条件作为选择参考。经采购与招标管理中心负责人审核后,报分管采购与招标工作的校领导审批;

(四)询比价结果经核定后,由采购与招标管理中心正式向合作单位订购,若采购物资具有通用性、采购金额小、技术要求不高、交货期不长的,由采购与招标管理中心以书面或电话形式发出通知;若采购金额较大、批量采购、技术要求较高、交货期较长且有实际需要者,由采购与招标管理中心组织合同文本的编制、谈判、审查和会签工作;

(五) 交货跟进和稽催:采购人员针对订购后的采购项目应积极主动地跟进和稽催,以确保合作单位能如期交货,尤其是针对交货期长、金额高的采购项目,应时常查询进度。

第二十三条  续签合同程序:

学校已经通过招标、谈判等方式签订合同,而又需采购的同类同标准项目,原供应商提交续签合同的书面申请,采购申请部门对原供应商合同履行情况作出书面评价并签署是否同意续签合同的意见。采购申请单位同意续签合同的,经分管采购与招标工作校领导批准后,由采购与招标管理中心组织合同的洽谈、审查和会签。

第二十四条 协议供应商程序:

药品、工具、耗材、印刷品、办公用品、宣传物料、维修服务、租赁服务等可以采取协议供应商方式,由采购与招标管理中心组织遴选,按大类确定不少于两家供应商提供全年货物、工程或服务,协议供应商年限最长一般不超过二年。对协议供应商的管理依照采购与招标管理中心另行制定的《华南理工大学广州学院协议供应商管理办法》执行。

第七章  监督检查

第二十五条 学校采购与招标监督小组负责对学校采购与招标工作进行监督检查。监督检查的主要内容如下:

(一)有关采购与招标的法律、行政法规和学校规章制度的执行情况;

(二)采购范围、方式和程序的执行情况;

(三)采购合同的执行情况。

第二十六条 学校采购与招标监督小组应加强对学校采购与招标工作监督检查。在监督检查过程中,有关部门和当事人应当如实反映情况,提供有关材料。对发现的违纪违法问题,依情节轻重追究有关人员的责任。

第二十七条 采购与招标管理中心应当按照本办法的规定,加强内部管理,建立健全内部监督管理、教育、培训、考核机制;制定内部工作人员定期轮岗交流制度;加强对工作人员的教育和培训,不断提高其职业道德素养和专业技术水平;对工作人员定期考核,客观评价其专业水平、工作实绩和职业道德状况,经考核不合格者,不得继续任职。

第二十八条 任何单位和个人均有权对学校采购与招标工作中的违规违法行为进行投诉、检举和控告,监督小组应及时受理。

第二十九条 对参与采购与招标工作的相关人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,学校将依法追究纪律责任;构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

第八章  附则

第三十条 本办法由采购与招标管理中心负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起实施,同时原《华南理工大学广州学院采购与招标管理办法(试行)》、《华南理工大学广州学院招标管理制度》、《华南理工大学广州学院采购管理制度》废止。