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华南理工大学广州学院合同管理办法(试 行)

发布时间:2014-11-06 14:56:34
 

华南理工大学广州学院

合同管理办法(试 行)

第一章 总则

第一条  为了加强学校的合同管理,维护我校合法权益、保护学校利益和规避合同风险,规范和完善对外合同的签订工作,确保合同履约质量,根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及国家的其它相关法律、法规和政策,结合我校实际制定本管理办法。

第二条 本管理办法的适用范围:学校所属职能部门(含直属单位)和二级学院等以华南理工大学广州学院名义设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
   
第三条 学校合同管理实行统一管理、分级审签、各负其责的制度。

第二章 合同的管理和分级分类

第一节 统一管理

第四条  为加强合同管理工作,学校指定校办公室负责学校合同的统一管理。其主要职责为:

(一) 负责学校合同的统一管理,包括合同内容的审核、合同专用章的管理使用、合同正本的保管、合同登记备案、合同档案管理、合同执行情况的监督、总结,重大合同与一般合同的具体界定,以及协调学校其他有关部门共同审核合同条款等工作。

(二) 负责制定学校合同管理工作相关制度和规定,并组织实施;解释、修订合同工作管理办法,不断完善学校合同管理制度。

(三) 负责组织或者参与学校重大合同的起草、会审、洽谈和签订,以及合同纠纷处理等工作。

(四) 根据学校实际情况,组织制定合作办学、人事管理、房屋出租、商品采购、校内管理等不同类型的合同范本,为各部门订立合同提供规范性指导和服务。

第五条  学校各二级学院、职能部处以及教职工个人,未获得学校法人书面委托或授权的,一律不得以学校或者校内单位的名义对外签署合同。

第六条 学校聘请法律顾问,依据学校委托进行法律咨询,协助学校合同管理工作。

第二节  合同分级

第七条  依据合同的性质和内容,分为重大合同和一般合同,按照不同流程进行审批管理。

第八条 学校重大合同主要包括:

(一)合作办学合同(含对外合作办学);

(二)以学校资产联合经营的合同;

(三)涉及学校无形资产的合同;

(四)有可能对学校形象、名誉产生重大影响的合同;

(五)对外抵押担保、债权债务的清偿合同;

(六)投资、融资(贷款)合同;

(七)标的金额在学校下发的“采购与招标管理办法”所列重大项目及其标准以上的合同;

(八)其他学校认为应该按重大合同管理的合同。

重大合同以外的合同为一般合同。

第三节  合同分类

第九条  学校的合同根据业务类型分为:教育合作合同、经济合同、人事与劳动合同、科研项目合同、校内管理合同和其他类型合同。

第十条  教育合作合同,是指学校与校外单位开展合作办学、联合创建培训基地、共同从事科学研究、共同进行人才培养的过程中签署的各类合同。主要包括合作办学合同、联合培养合同、委托培养合同、战略合作合同等。

第十一条  经济合同,是指学校在对外从事经济活动过程中签署的,以经济交往和资金给付为主要内容的各类合同。主要包括采购合同、投资合同、担保合同、融资合同、基建合同、维保合同、租赁合同、服务合同、委托合同、赞助合同、捐赠合同等。

第十二条  人事与劳动合同主要是劳动(聘用)合同,劳动(聘用)合同是指学校与在编教职工签署的,证明学校与之存在劳动(聘用)关系的合同。

第十三条  科研项目合同,是指学校及其教职工在申请科研项目、开展科研工作、进行成果转化、资助出版等科研活动过程中,对外签署的各类合同。

第十四条  校内管理合同,是指学校及其职能部门为实现办学目标、履行教学管理职责,与校内教职工或者在校学生签署的各类契约和协议。主要包括教职工进修协议、教职工出国任教(工作)协议、特殊人才培养协议、校内房屋租赁协议、水电使用协议等。

第十五条  本办法未涉及的其他类型合同,应当报校办公室审核,由校办公室根据合同的性质、种类、标的金额、合同期限、社会影响等综合因素做出判断后,建议学校签署或者授权承办单位(或业务归口管理部门)签署。

第三章 合同的签订程序

第一节 合同的立项与起草

第十六条  承办单位(或业务归口管理部门)是合同订立和履行的执行主体,具体负责实施合同的立项和订立过程中的谈判和起草工作。

合同订立前,承办单位(或业务归口管理部门)应从维护学校权益角度出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。

第十七条  承办单位(或业务归口管理部门)在合同立项和谈判过程中,应当遵循平等、自愿、公平和诚实信用原则,遵守国家法律法规和学校规章制度。国家法律法规和学校规章制度对合同事项和分配机制存在特殊限制或者要求的,承办单位(或业务归口管理部门)在合同立项和谈判过程中应当遵守。

第十八条  立项后,由承办单位(或业务归口管理部门)负责合同文本的起草。

合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利与义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法等。

合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

第十九条  承办单位(或业务归口管理部门)起草合同文本前需要进行谈判的,应当及时向主管该工作的校领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,应邀请学校法律顾问参加。

第二十条  合同文本的选择应按照如下顺序进行:

(一)学校已制订合同示范文本的,应当尽可能使用学校合同示范文本,并根据需要对合同内容予以充实和完善;

(二)没有可以适用的学校合同示范文本的,承办单位应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本;

(三)没有政府部门或者行业协会提供的合同范本的,承办单位(或业务归口管理部门)应当从维护学校利益出发,积极争取由我方草拟合同条款,主导合同的谈判和订立,确保合同条款最大限度的实现学校权益;

(四)不得不由对方草拟合同文本的,承办单位(或业务归口管理部门)应当就合同条款积极进行谈判、严格审核合同内容,积极维护学校权益。

第二节  合同的审批与签署

第二十一条  合同报审时,承办单位须向校办公室报送以下相关材料:

(一)《华南理工大学广州学院合同审签单》(见附件1);

(二)属重大合同的,须同时提交正式的申请报告,报告要对合同签订的背景情况、合同对方资信情况、利弊分析、风险评估、决策过程等相关情况,予以详细说明。申请报告须由承办单位(或业务归口管理部门)负责人签字并加盖公章;

(三)符合学校招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书和招标纪要等材料;

(四)其他需要提交的材料。

第二十二条  按照《华南理工大学广州学院合同审签单》的要求,相应的审批程序如下:

(一)一般合同,经校办公室确认后,报业务归口管理部门签署意见,报主管该工作校领导审批后,由该校领导签署合同,并加盖学校合同专用章。

(二)重大合同经承办单位报校办公室确认后,交业务归口管理部门、法律顾问、财务处、审计处会审,报主管该工作校领导、校长、董事长(或授权人)会签审批,校长、董事长或授权人签署合同,并加盖学校合同专用章。

(三)所有合同签署后,均须报送合同正本一份,到校办公室备案。

第二十三条  有关会审部门要各负其责,共同为维护学校利益把好关。各会审单位主要职责如下:

(一)业务归口管理部门:对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到多个职能部门的,须经相关职能部门会签。

(二)法律顾问:对合同内容和条款的合法性、合理性和规范性进行法律审查,对履行合同的法律风险进行提示,必要时出具法律意见书。

(三)校办公室:汇总审查材料;对合同性质和内容进行初步判断;明确下一步的审签单位和流程;对法律顾问提示的风险进行评估和进一步分析。

(四)财务处:审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(五)审计处:审查合同文本格式是否符合审计规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等;对相应风险进行提示;对合同订立的程序及合规性进行审查;对相应风险进行提示。

(六)校领导:对经有关会审部门审查后的合同,签署意见。对存在不确定事项或有争议的条款进行审定,必要时提交学校相关会议研究决定,或呈董事长最终审定。

第二十四条  合同文本经审查需要修改的,起草单位应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查。

第二十五条  合同起草单位应对合同条款内容的真实性负责。

第二十六条  承办单位报送合同进行审查时,应指定本单位专人负责,不得由其他人员代办。

第二十七条  合同文本正式签订后,由承办单位送校办公室审核无误,统一加盖华南理工大学广州学院合同专用章。

第二十八条  合同签署后,承办单位应将合同正本一份报送校办公室,由校办公室对合同进行分类编号并保存备案。

第三节  合同的履行与变更

第二十九条  合同签订后,即具有法律效力,合同履行单位及业务归口管理部门应对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,保质、保量按期完成合同约定事项。

第三十条  在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等,并按前述流程报相关部门审核后签订。

第三十一条  合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关单位和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。需要签章确认的,应报请学校业务归口管理部门和校办公室批准。

第三十二条  合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员应当以书面函件形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务归口管理部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。

第三十三条  经承办单位(或业务归口管理部门)征求用户意见、组织验收并提供相关数据后,财务部门根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。对具有下列情形的业务,财务部门有权拒绝付款:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)发票盖章单位与合同对方当事人不一致的;

(四)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的;

(五)单价、数量与合同有出入的;

(六)合同未归档备案的;

(七)不符合国家和学校财务管理规定的。

第三十四条  合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第三十五条  承办单位(或业务归口管理部门)应及时将履行、变更、解除合同的有关资料报送校办公室,校办公室应及时按合同档案管理要求整理归档备查。

第三十六条  合同履行完毕后需要续签的,必须按前述流程报相关部门审批后再续签,必要时要对合同条款进行修改。除在合同中明确约定外,任何单位或个人不得擅自续签合同。

第四章  合同纠纷的解决

第三十七条  合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第三十八条  双方协商未达成一致的合同纠纷,项目承办单位(或业务归口管理部门)应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出纠纷的处理意见,报校办公室和主管校领导。

第三十九条  须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,由校办公室研究确定具体方案,报主管该工作的校长批准,并参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第四十条  合同纠纷涉及的相关单位应当及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要支持。

 

第五章  合同的保管

十一条   合同签订后,按照如下规定办理保存手续:

1.学院各类合同原件、审批表由校办公室存档,有校长办公会或董事会决议时应一同留存。经办部门只存审批表及合同复印件。需要支付款项的经济合同复印一份交财务处存档。

2.校办公室应分门别类建立档案,每份合同均需备一份复印件,并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。  

十二条   各部门因工作需要向校办公室借用合同复印件,必须由借用部门负责人签字,如须借用原件还需分管校领导加签。借用合同(包括复印件)时须在借用表(见附件2)中注明借用天数、用途。校办公室负责及时收回借出的合同。

十三条   各部门应对合同进行保密,任何人不得擅自将合同(原件或复印件)借给外部门(个人),也不得泄漏合同内容。

第六章  责任追究

第四十四条  有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,应由负有责任的当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究其他责任。

(一)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(二)承办单位超越学校委托权限签订合同的;

(三)应签订书面合同但未签订的;

(四)承办单位或业务归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等,以致被骗的;

(五)合同会审部门、管理部门、履行单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责的;

(六)未经业务归口管理部门和审计处签章确认,擅自给对方签收单据,或者私自补签单据的;

(七)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(八)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第四十五条  未经授权,擅自以学校名义签订合同的单位或者个人,应对该合同造成的不利后果承担全部责任。同时,学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第四十六条  在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学校依据有关规定追究当事人责任。

第四十七条  合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证,其内容涉及学校秘密的,有关人员应当严格保守合同秘密。当事人违反保密义务,对学校造成损害的,应承担相应责任。

第七章   

第四十八条  本办法自发布之日起生效。